Holbæk Kommune har igangsat et projekt om at digitalisere hele byggesagsarkivet. Et scanningsfirma har nu overtaget det kæmpe papirarkiv, der forventes at være fuldt digitaliseret til maj 2012.
500 hyldemeter. Så meget fylder de mange papirer, der udgør Holbæk Kommunes byggesagsarkiv. Lige siden kommunesammenlægningen har det da også været et stort ønske i kommunens byggesagsafdeling, at det kæmpe papirarkiv skulle digitaliseres.
Bedre byggesager
– Ud over, at arkivet rent fysisk kommer til fylde mindre og bliver noget nemmere at gå til, så betyder digitaliseringen også, at hver enkelt byggesag i mange tilfælde bliver bedre end den gamle papirudgave, fortæller souschef i Plan og Byg Bo Runge-Dalager.
Det, der gør de enkelte byggesager bedre, er, at alt materiale til sagerne vil blive grundigt gennemgået. Alt vil blive renset for clips, hæfteklammer og små sedler, der ikke har nogen relevans. Dublet-dokumenter bliver fjernet, og er der bøger, så klipper man ryggen op, inden de scannes. Gamle byggesager glattes ud, vigtige stempler optimeres, og blåtryk konverteres til sort/hvid. Alt i alt vil de digitale dokumenter blive pænere og mere overskuelige at gå til.
Byggesagerne bliver ”googlebar”
Som en del af digitaliseringen af arkivet bliver dokumenterne også behandlet med en teknik, der kan omdanne informationer på et scannet dokument til klar tekst. Det betyder, at de kan ”googles”.
– Hvis man er på Google og eksempelvis taster ”terrasse, Rosenvej, 1990-1995” i søgefeltet, så bliver man nu hurtigt i stand til at se, om der eventuelt er nogen, der har fået dispensation til deres terrasse. Det er en vigtig funktion, siger Bo Runge-Dalager.
En del af kommunens effektiviseringsstrategi
Digitaliseringen af byggesagsarkivet gør det ikke kun nemmere for borgerne at navigere rundt i arkivet. De medarbejdere, der arbejder med byggesager kan gøre det mere effektivt end tidligere, og digitaliseringen er da også en del af kommunens effektiviseringsstrategi.
Selvom det 500 hyldemeter arkiv skulle være fuldt digitaliseret til maj 2012, vil de mange papirer ikke blive makuleret. Papirarkivet vil blive gemt, hvis der skulle være brug for at finde originalerne frem.