Sådan gør du
Foreninger og borgergrupper i Holbæk Kommune, der gerne vil låne et af Holbæk Kommunes arealer til et arrangement, skal udfylde ansøgning via nedenstående link. Ansøgningen skal udfyldes og sendes fra www.virk.dk som nedenstående link henviser til. Bekræftelse og svar på ansøgningen vil blive sendt til ansøgers e-mail adresse. Husk at følge de anvisninger som står i denne mail.
Ansøgningen skal udfyldes trin for trin og så detaljeret som muligt. Vejledning ligger tilgængelig ved ansøgning, under fanen vejledning.
Når formularen er udfyldt, modtager ansøgeren en bekræftelse på mail, hvor ansøgningens oplysninger er angivet.
Formularen sendes automatisk til Holbæk kommune, der behandler din ansøgning.
Ved eventuelle tvivlsspørgsmål vil Holbæk kommune tage kontakt til ansøger.
Ansøg om lån af kommunale arealer
Svartiden er på ca. 6 uger, fra Holbæk kommune har modtaget foreningens ansøgning, til foreningen modtager svar. Ansøges der i meget god tid inden afholdelse af selve arrangementet, modtages svar på ansøgning senest 6 uger før arrangementet afholdes. Er der behov for tidligere svar, skal dette fremgå i ansøgningen.
Brug af pladser og Torve
Ved ansøgning om brug af pladser og torve, er det vigtigt at I oplyser så mange detaljer som muligt. Antal deltagere/tilskuere, skal der bruges el og vand,
hvorfra ønskes tilkørsel til arealet. Vedlæg gerne dokument der beskriver arrangementet grundigt.
Telte & Scener
Hvis der til arrangementet skal opstillet telte, scener, portaler eller andre midlertidige/transportable konstruktioner, skal informationer,
såsom certifikater og situationsplan, vedr. disse vedlægges ansøgning om lån af kommunalt areal. Der kan findes yderligere information om retningslinjer for midlertidige konstruktioner i vejledning her.
Lyd & Lys
I ansøgningen skal ansøger tage stilling til støj, - og lysgener fra arrangementet i de tilfælde det er relevant.
Derudover skal ansøger sørge for, at nærmeste naboer er orienteret skriftligt om det pågældende arrangement senest 8 dage inden arrangementets afholdelse.
Der skal tages hensyn til nærtboende ved, så vidt som det er muligt, at lave foranstaltninger der begrænser støjen fra arrangementet.
Under hele arrangementet skal der være tilknyttet en lydsagkyndig til at passe forstærkeranlæg mv., samt en lyssagkyndig til at passe lysanlægget, så det ikke er til gene for beboere i området.
Ved musikarrangementer, kan ansøger begrænse støjen ved:
Lydstyrken skal afpasses tilskuermængden, og må ikke være højere end nødvendigt. Med nødvendigt menes at støjniveauet ikke må være højere end, at der kan føres en normal samtale i de omkringliggende boliger.
Placering og indretning af scene
Scenen ved udendørs musikarrangementer bør altid placeres med omtanke, og bør så vidt som det er muligt, vende væk fra støjfølsomme naboer.
Derudover kan arrangøren overveje anvendelse af støjisolerende materiale, eksempelvis i form af gardiner, støjskærme og lignende.
Flere højtalere
Ved at opsætte flere højtalere blandt publikum i stedet for ved scenen, bliver lyden bedre fordelt blandt tilskuerne og samtidig er det ikke nødvendigt at forstærke lyden særlig meget.
Ved at anvende retningsbestemte højtalere, vil man bedre kunne afgrænse lyden til arrangementspladsen. Dermed vil de omkringboende opleve færre støjgener.